KLAUSANEWS, Kukar – Dalam upaya mewujudkan tata kelola arsip yang modern dan efisien, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) kembali menggelar kegiatan penting: “Verifikasi Pemberkasan Arsip”. Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa arsip-arsip aktif yang dihasilkan oleh perangkat daerah terkelola dengan baik, memudahkan akses, dan mendukung administrasi yang transparan.
“Arsip bukan sekadar dokumen, tetapi jejak penting dalam proses pemerintahan yang harus dikelola dengan hati-hati,” ungkap Hj. Norhairi, Kabid Pengelolaan dan Perijinan Penggunaan Arsip, dalam laporan pembukaannya.
Ia menambahkan, pemberkasan arsip aktif melibatkan berbagai aspek, mulai dari penataan hingga pemeliharaan, yang semuanya bertujuan memastikan dokumen selalu siap digunakan.
Acara ini dibuka secara resmi oleh Kepala Diarpus Kukar, Hj. Aji Lina Rodiah. Dalam sambutannya, ia menekankan bahwa pengelolaan arsip yang baik berperan penting dalam mendukung sistem administrasi yang akuntabel. “Dengan sistem arsip yang terverifikasi dan tertata, kita tidak hanya mempermudah pencarian dokumen, tetapi juga membangun kepercayaan publik melalui transparansi,” ujarnya dengan optimis.
Pendalaman Materi Bersama Ahli Kearsipan
Untuk memperkaya wawasan peserta, Diarpus Kukar mengundang Dewi Susanti, Plt. Kabid Pengelolaan Arsip dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur, sebagai narasumber. Dalam paparannya, Dewi menguraikan sejumlah topik penting, seperti Kebijakan Pengawasan Kearsipan, Teknik Pengawasan Kearsipan Internal, hingga Pemberkasan Arsip Dinamis.
Ia menyoroti bagaimana arsip dinamis harus dikelola secara strategis, agar dapat berperan sebagai sumber informasi utama dalam pengambilan keputusan.
“Arsip yang tertata bukan hanya untuk memenuhi standar, tetapi juga untuk memudahkan pengelolaan informasi di tengah era digital ini,” jelasnya.
Membentuk Sistem yang Responsif dan Efektif
Bertempat di Aula Perpustakaan Umum Diarpus Kukar pada Rabu (6/11), kegiatan ini dihadiri oleh sejumlah perwakilan perangkat daerah. Antusiasme peserta terlihat saat sesi praktik dan diskusi interaktif berlangsung. Mereka diajarkan cara menerapkan teknik pemberkasan modern yang menjamin kelengkapan dan keamanan dokumen.
Salah satu peserta mengungkapkan, “Pelatihan ini membuka mata kami tentang pentingnya pengelolaan arsip yang benar. Kami jadi tahu cara menyusun dan menyimpan dokumen agar lebih mudah diakses dan tidak hilang.”
Menuju Administrasi Digital yang Andal
Verifikasi pemberkasan ini bukan hanya soal merapikan dokumen, tetapi bagian dari visi jangka panjang Diarpus Kukar untuk mendigitalisasi pengelolaan arsip. Dengan sistem yang terstruktur, perangkat daerah dapat lebih responsif dalam melayani masyarakat.
Melalui kegiatan ini, Diarpus Kukar membuktikan komitmennya untuk terus berinovasi, menghadirkan solusi kearsipan yang relevan dengan kebutuhan zaman. Arsip kini bukan sekadar tumpukan dokumen, tetapi alat strategis untuk mendukung pemerintahan yang efisien, transparan, dan terpercaya.
Penulis : Redaksi
